Comment bien organiser son bureau de travail pour être plus productif ?

Publié dans 9/04/2020 par Claire Deschamps

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Qu’on travaille depuis sa maison ou des locaux de son entreprise, bien organiser son bureau est la clé pour être plus productif au quotidien. Dossiers, post-its, tampons, fichiers divers et variées, tous ces objets encombrent souvent nos bureaux. S’ils sont essentiels pour notre travail, ils ont aussi tendance à s’accumuler rapidement et à nuire à notre efficacité. Les recherches sont d’ailleurs unanimes : on est plus productif lorsqu’on fait l’effort de bien organiser son bureau. Voici quelques conseils à cet effet !

Pour bien organiser son bureau, on prend le temps de mettre de l’ordre dans ses documents

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Nous vivons à l’âge du numérique et du télétravail. Mais cela n’empêche pas qu’on continue à utiliser beaucoup de papier tous les jours. Certains d’entre nous le font par nécessité, d’autres parce qu’ils y sont habitués. Quelle que soit votre motivation pour accumuler des documents sur votre bureau, pensez à adopter un système d’organisation.

Par exemple, suivez le modèle de votre messagerie électronique et créez un dossier Entrants (Inbox en anglais). Vous pourriez y mettre tous les nouveaux documents à examiner au lieu de les empiler dans un coin de votre bureau. Une fois traités, transférez-les dans des dossiers correspondants pour pouvoir les retrouver rapidement si nécessaire.

Vous avez des rendez-vous fréquents ? Ou bien, vous participez souvent à des conférences et des présentations ? Dans ce cas, vous pourriez aussi utiliser un dossier réservé à leur préparation. Mettez-y les documents que vous avez créés au cours de vos recherches. Ainsi, vous les aurez tous sous la main lorsque vous en avez besoin !

Adopter un système de rangement pour travailler plus efficacement

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Travailler plus efficacement, c’est gagner du temps pour se concentrer sur ses projets. Au lieu de perdre des minutes précieuses pour rechercher des documents lorsqu’on vous les demande, rangez-les à l’avance. De cette façon, vous pourriez les retrouver plus facilement !

Pour cela, pensez à adopter un système de rangement qui vous convient. Utilisez le potentiel de vos tiroirs et, si nécessaire, d’une partie de votre surface de travail. Si vous en avez la possibilité, vous pourriez aussi scanner les documents et les organiser dans des fichiers sur votre ordinateur. Cela vous sera tout particulièrement utile si vous avez tendance à faire une partie de votre travail à la maison.

Et, si vous manquez de place, optimisez l’espace grâce à des rangements muraux. Profitez-en pour vos livres ou dossiers mais aussi pour quelques petits objets de déco qui vous aideront à personnaliser votre bureau.

S’inspirer des grands esprits pour mettre en place son propre système d’organisation

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L’efficacité au travail, cela s’apprend. Elle dépend de notre routine de tous les jours et de notre état d’esprit. Bref, chacun peut avoir sa propre recette de réussite et son système d’organisation. Mais, au lieu de perdre du temps pour imaginer celui qui vous convient, vous pourriez le construire en vous inspirant de quelques bons exemples.

Beaucoup de chefs d’entreprise réussis indiquent qu’ils ont pris l’habitude de ranger leurs bureaux le soir, avant de partir à la maison. D’autres révèlent qu’ils prennent quelques minutes tous les après-midi pour passer en revue leurs tâches pour le lendemain. De cette façon, ils s’attaquent directement aux questions les plus urgentes dès le matin.

Autant d’idées et de méthodes simples dont on peut profiter pour être plus productif au travail !